Een medewerker aanspreken op gedrag: het gesprek dat je uitstelt.

"Hij durft zijn medewerkers niet aan te spreken." Zo begon een directeur het gesprek over een van zijn managers. Een paar weken later zat die manager tegenover me. Hij zag het anders. Het juiste moment was er nog niet. Hij wilde eerst zeker weten dat hij het goed zag. En het ging verder prima, hij wilde het niet groter maken dan het was.

Drie zinnen die hetzelfde betekenen. Hij stelde het uit.

Grote kans dat jij ook zo iemand in je team hebt. Iemand die structureel te laat aanlevert, afspraken niet nakomt, of in het overleg op een toon praat waar de rest last van heeft. Je hebt het gesprek al vaak gevoerd, in je hoofd. Daar ging het prima. In het echt heeft het nog niet plaatsgevonden.

Waarom uitstellen geen neutrale keuze is.

Dat je het uitstelt zegt niets over je ruggengraat. Het is een logische afweging. Het gesprek voeren levert ongemak op dat zeker komt. Hoe de ander reageert is een ongemak dat je vooraf niet kunt inschatten. Wordt hij boos? Komt er een weerwoord, komen er tranen, gaat de relatie eraan? Tussen zeker en onzeker ongemak kiest je hoofd de derde optie: nog even niet. Dat voelt als neutraal terrein.

Toch keur je met zwijgen iets goed. De norm in je team is niet wat je zegt dat de norm is. De norm is wat je toelaat. Elke week dat het rapport te laat komt en niemand er iets van zegt, leert je team dat te laat hier kennelijk mag. En ze zien wie het mag. De collega die wél op tijd levert ziet dat het scherpst.

Ondertussen loopt bij jou de rekening op. De ergernis stapelt zich op. Je gaat de ander ontwijken, je neemt werk stilletjes over, je geeft de leuke klus aan iemand anders. Het gesprek dat je wilde vermijden, voer je dan alsnog. Zonder woorden, en zonder dat de ander er iets mee kan.

Waarom het gesprek zo moeilijk is geworden.

De vraag die managers me stellen is: hoe zeg ik het zonder de relatie te beschadigen? Onder die vraag zit een interessantere. Waarom is dit gesprek zo zwaar geworden?

Twee redenen, allebei van jezelf.

De eerste. Je hebt gewacht, dus er ligt inmiddels een stapel. Wie de eerste keer benoemt dat de deadline verschoof, heeft een gesprek van twee minuten. Wie na de tiende keer komt, heeft een dossier. En een medewerker die zich terecht afvraagt waarom er al die keren daarvoor niets is gezegd.

De tweede, en dat is de lastige. Van het gedrag van de persoon heb je ondertussen een oordeel gemaakt. "Het rapport kwam twee dagen te laat" is ergens onderweg "hij is niet betrouwbaar" geworden. Je hebt een verklaring bedacht waar je een vraag had kunnen stellen. Een waarneming benoemen is licht. Een oordeel uitspreken is zwaar, en dat voel je al voordat je begint. Dus je begint niet.

Een medewerker aanspreken op gedrag: 4 stappen.

Het gesprek is lichter dan het in je hoofd geworden is. Vier dingen helpen.

1. Maak het klein en snel. Niet opsparen voor het functioneringsgesprek, geen agendapunt van een uur. Eén onderwerp, deze week gebeurd, vandaag benoemd. Tien zinnen bij de koffie doen meer dan een dossier in december.

2. Benoem gedrag, geen karakter. "We hadden dinsdag afgesproken, het werd donderdag" in plaats van "je bent niet betrouwbaar". Op gedrag kan iemand handelen. Tegen een oordeel kan hij zich alleen verdedigen.

3. Stel na je waarneming één vraag, en wees dan stil. "Wat gebeurde er?" Niet zelf invullen, niet verzachten, niet vast een oplossing aandragen. Die stilte doet het werk. Wie zijn eigen verklaring meelevert, geeft de ander een uitweg.

4. Verwacht geen dankbaarheid ter plekke. Reken op ongemak, dat hoort erbij. Je beoordeelt het gesprek niet op de sfeer van dat moment. Kijk naar het gedrag van volgende week.

Wat de relatie werkelijk beschadigt.

De manager uit het begin heeft het gesprek gevoerd. Vooraf schatte hij in dat het de samenwerking zou kosten. Wat zijn medewerker zei: "Waarom zeg je dat nu pas?"

Dat antwoord hoor ik vaker dan alle gevreesde reacties bij elkaar. De meeste mensen willen weten waar ze staan. Niet omdat aangesproken worden zo prettig is, maar omdat de onuitgesproken versie erger is. Die voelen ze allang.

Kijk dan ook eerlijk naar de relatie die je wilde sparen. Zolang je zwijgt ontwijk je de ander, neem je werk over, en trekt het team ondertussen zijn eigen conclusies.

Acht minuten duurde het gesprek waar deze manager maanden tegenop had gezien.

En jij? Grote kans dat er iemand in je team is over wie het oordeel al klaarligt. Netjes onderbouwd, in je hoofd al vaak bevestigd. Je hebt alleen nog niet gevraagd of het klopt.